Was ist agiles Projektmanagement?

Leichtfüßiges Projekt der Führungskräfte ist eine Arbeitsweise, bei der – im Gegensatz zur exemplarische Aufgabe des Vorstandes – meist interdisziplinäre Gruppen, um es deutlich zu sagen, zeitlich begrenzte Zyklen (Läufe) bearbeiten, um auf Veränderungen gewandt reagieren zu können. Durch gewohnte Koordination (Alltag) sind die Gruppen ständig synchronisiert, können umso gewinnbringender arbeiten und schneller Pausenergebnisse erzielen.

Arbeitsweisen verändern sich radikal

• Schneller, moderner, anpassungsfähiger. Digitalisierung und Globalisierung unser tägliches Leben verändern, aber auch die Arbeitsstrategien und Standards in Organisationen. Aus allen Mündern man hört jetzt Begriffe wie New Work, Industrie 4.0 und Agiles
  Arbeiten.

Organisationen sind mit schnell wachsenden Komplexitäten und Elementen konfrontiert. Alles in allem, um nicht vom Radar zu verschwinden, müssen sie ständig – tatsächlich, aber zusätzlich in ihrer Arbeit – maßgebliche Entwürfe wie zum Beispiel den Netzverband schaffen.

Agilität bzw. agiles Projektmanagement lockt mit dem Versprechen auf mehr Flexibilität und bessere, spezifischere Lösungen. Das Problem: nur wenige Unternehmen wissen wirklich, was es bedeutet, agil zu sein.

Agiles Projektmanagement: Definition

“Agilität ist die Gewandtheit, Wendigkeit oder Beweglichkeit von Organisationen und Personen bzw. in Strukturen und Prozessen. Man reagiert flexibel auf unvorhergesehene Ereignisse und neue Anforderungen. Man ist, etwa in Bezug auf Veränderungen, nicht nur reaktiv, sondern (…) proaktiv.” 

In Project the Board bedeutet rüstig zu sein, nicht wirklich einem anständigen Arrangement zu folgen, sondern ständig die Möglichkeit zu haben, geschickt auf neue Wendungen der Ereignisse zu reagieren.

So können Vereine ihre Seriosität in besonders starken Verhältnissen erlangen, da sie sich dem Markt anpassen, aber ihren eigenen Antrieb verfolgen und ihre Entwicklung im Vorstand beschleunigen können.

Ursprung in der Softwareentwicklung

Der Ansatz der geschickten Arbeit hat seine Anfänge – wie seltsamerweise das Kaskadenmodell – in der Weiterentwicklung der Programmierung. Im Jahr 2001 wurde das angebliche „Lithe Manifesto“ verteilt, das 12 grundlegende Standards festlegt, die eine Summe von vier zentralen Erklärungen bewirken:

• Individuen und Interaktion über Prozesse und Werkzeuge
• Funktionierende Software über umfassende Dokumentation
• Zusammenarbeit mit dem Kunden über Vertragsverhandlung
• Reagieren auf Veränderungen über Befolgen eines Plans

Auch heute noch wird agiles Projektmanagement in der Software-Entwicklung genutzt und ist dort eine sehr beliebte Art von digitalem Projektmanagement. Doch auch andere Branchen haben sich, zumindest den Ansätzen, immer mehr geöffnet.

Agile Methoden: Kanban, Scrum und Design Thinking

Geschickte Strategien funktionieren ab sofort bewundernswert in zahlreichen Bereichen der laufenden Arbeitswelt. Besonders im Bereich der Item- und Programmierentwicklung, wo diese Methoden ihre Anfänge haben, funktionieren beispielhafte Techniken nie wieder optimal.

Gerade in der (halbwegs) phantasievollen Wendung profitieren Sie von bescheideneren, selbstentschiedenen Gruppen, die Spezialisten auf ihrem Gebiet sind und in der Folge Vermögen und Kosten besser überblicken können.

Wie funktioniert der Vorstand im Wesentlichen? Zwei der bekanntesten Techniken sind Kanban und Scrum. Zufälligerweise gibt es viele Task-Board-Geräte, die ausschließlich auf Bereitschaft setzen, während andere zusätzlich vorbildliche Methoden damit festigen.

Wie funktioniert Kanban?

Kanban ist eine Methode, deren Gedanken viele Anwender wiedererkennen werden. Ursprünglich wurde sie für die Produktionssteuerung entwickelt, heute wird sie auch für persönliche To-do-Listen oder Aufgabenmanagement eingesetzt.

Ganz klassisch zeigt das Kanban Board drei Spalten nebeneinander, in die Aufgaben nach ihrem Status einsortiert werden:

• To Do: geplante Aufgaben
• In Progress: aktive Aufgaben
• Done: abgeschlossene Aufgaben

Diese Ordnung wurde langfristig in vielfältiger Weise angepasst. Als sehr anpassungsfähige Methodik können die Abschnitte kontinuierlich an die jeweilige Aufgabenstellung angepasst werden. Gegebenenfalls müssen Besorgungen nicht nach ihrem Status organisiert werden, können aber auch auf Haftung oder Fälligkeit beruhen.

Das Kanban-Modell ist besonders hilfreich, um die tägliche Arbeit zu regeln. Aufgrund der einfachen Besorgung der Führungskräfte haben Sie in der Regel einen Überblick über alle Aufgaben, die derzeit dynamisch sind oder von jetzt an erledigt werden sollten. Dies führt zu einer besseren Nutzung, einer höheren Übersichtlichkeit und einer schnelleren Zuordnung in der Aufgabe.

Das Kanban-Board zeigt sich unterschiedlich in Bezug auf verschiedene Darstellungen aus beispielhafter Aufgabenstellung der Führungskräfte, beispielsweise dem Gantt-Diagramm oder dem Unternehmensstrukturplan.

Wie lässt sich Scrum anwenden?

Scrum ist ein geschicktes Interaktionsmodell für die Produktentwicklung und das Wagnis der Führungskräfte. Das Modell entstand aus der Grundannahme: Weiterentwicklungsprojekte sind zu irrsinnig, um sie umfassend zu gestalten.

Anschließend sollten durch Bruchergebnisse Schritt für Schritt Voraussetzungen und Regelungen geschaffen werden – Scrum im Projektboard stellt auf diese Weise iterative Wendungen dar. Das ganze Unterfangen ist in Etappen unterteilt – angebliche Läufe.

Gegen Ende jeder Fahrt sollte ein funktionierendes Teilstück der Straße fertiggestellt sein, da ein weiterer Zyklus eingeführt werden kann. Angesichts der Kritik wird folgendes Ergebnis erarbeitet. Ungeachtet dieser flinken Methoden gibt es zahlreiche andere Strategien für das Board.

Und was ist Design Thinking?

Im Plan-Thinking-Prozess steht der Kunde mit seinen Bedürfnissen und Wünschen im Mittelpunkt der Suche nach einer Antwort auf ein Problem. Mit dieser Strategie übernehmen Sie bite the dust Aufgabe des Auftraggebers. Daraus ergeben sich nach und nach Ergebnisse, bite the dust in ständigem Austausch zwischen der Verbesserungsgruppe und der Zielerhebung stehen.

Mid-of-the-Road-Ergebnisse können genutzt werden, um neue Pläne schnell zum Kunden zu bringen und zu vermitteln. Das Ergebnis von „Plan Thinking” hängt davon stomach muscle, wie eine kooperative Arbeitskultur geschaffen wird, in bite the dust pass on Klienten einbezogen werden können.

Vor- und Nachteile von agilem Projektmanagement

So anpassungsfähig und sinnvoll diese Strategien klingen, in vielen Organisationen ist es im Grunde unrealistisch, völlig leichtfüßig zu arbeiten. Es gibt zum Beispiel Kunden, Dienstleister oder Kollegen, die eine Vorabvereinbarung benötigen und klar definierte Pläne benötigen.

In vielen Organisationen, die mit der Organisation arbeiten, sind Angebote, Asset- und Personalvermittlung von Bedeutung. Gerade bei Projektleitern ist am Anfang oft ein souveränes Vorgehen entscheidend. Es gibt auch Bereiche der Organisation oder Vertreter, für die ein geschmeidiges Arbeiten einfach nicht angemessen ist.

Das bedeutet nicht, dass Agile PM „schrecklich“ ist. Sie ist nur nicht für alle Organisationen und Regionen sinnvoll und führt dementsprechend nicht unbedingt in allen Fällen zum idealen Ziel. Es empfiehlt sich daher für die meisten Unternehmen, sich nicht ausschließlich auf geschickte Techniken zu verlassen – sie aber nicht grundsätzlich auszuschließen. Ein Beispiel dafür klingt das “Blending” der einzelnen Vorteile als Mischungsprojekt der Tafel, wirklich.

Nach und nach gibt es unzählige Fälle, in denen das „Vorbildliche“ und das „Koordinierte“ gleichermaßen verwendet oder miteinander verbunden werden, um in allen Phasen des Vorstands optimal zu agieren. Mit der richtigen Programmierung der Führungskräfte können Sie den Vorstand halb und halb ausnutzen und je nach Fall die richtige Strategie auswählen.

Agile Projektmanagement-Zertifizierungen

Mit der steigenden Verbreitung rüstiger Strategien werden zudem immer häufiger auch Zertifikate im leichtfüßigen Bereich angeboten. Bestätigungen unterstützen die Ausführung verschiedener Venture-the-Board-Techniken, so dass die Führungskräfte und die Gruppe mehr Vorteile als Hindernisse genießen, wenn sie sie nutzen.

Gleichzeitig erwachsen aus diesen neuen Bestätigungen neue Positionsbilder: Berufseinsteiger fragen nach und nach „Scrum Master“ und „Item Owner“ nach, sodass sich diese nach und nach zu freien Arbeitstiteln formieren.

Tools für agiles Projektmanagement factro

Ein Beispiel dafür ist das PM-Gerät factro, das Kunden die Möglichkeit bietet, Kanban-Blätter zu verwenden, um Daten zu einem Auftrag oder einer unternehmensbezogenen Prämisse zu erhalten oder Projekte im Voraus zu strukturieren.

Aber auch vermeintlich vorbildliche Modelle, wie zum Beispiel der Unternehmensstrukturplan oder die Gantt-Gliederung, lassen sich per Drag-and-Drop schnell verändern, so dass Sie Änderungen in Sekundenschnelle mit jeder nur denkbaren Vorstellungskraft vornehmen können.

Außerdem können Sie mit nur einem Haken zwischen der flinken und der vorbildlichen Perspektive wechseln und somit wesentlich geschickter und zielstrebiger arbeiten, planen und handeln. Somit verbindet factro die beiden Möglichkeiten, mit dem Projizieren des Boards auf natürliche und federleichte Weise umzugehen.

Trello

Mit seiner Betonung auf dem Kanban-Board eignet sich das Trello-Gerät ebenfalls für flinke Aufgaben der Führungskräfte. Aktivität ist einfach und es geht schnell, alles ins Rollen zu bringen. Besorgungen und Aufgaben können in Trello mit Blättern, individuellen Karten und Aufzeichnungen geändert und geschickt arrangiert werden.

Für den Fall, dass Ihnen der Kapazitätsumfang nicht ausreicht, können Sie angebliche Erweiterungen verwenden, die zusätzliche Auswahlmöglichkeiten bieten, z. B. Zeitpläne, Robotisierung oder kundenspezifische Felder. Unterschiedliche Verwaltungen oder Anwendungen, beispielsweise Dropbox, Zapier oder Google Drive, können ebenfalls in das Gerät integriert werden.

Smartsheet

Smartsheet ist ein Instrument, bei dem es im Wesentlichen darum geht, das Board mit Buchhaltungsblättern zu projizieren. Übrigens bietet die Anwendung auch eigene Layouts für Arbeitsblätter, die auf leichtfüßige Bedingungen ausgerichtet sind. Dies sollte es ebenfalls denkbar machen, Läufe, Aktivitäten und Exzesse mit der Tischkonzentration zu gestalten.

Weitere Smartsheet-Highlights umfassen eine Aktionsskizze, um den Fortschritt, Details und die Verknüpfung mit anderen Anwendungen und Verwaltungen zu verfolgen.

Jira

Die Jira-Programmierung ist vor allem in der Programmierverbesserung bekannt. Der Kapazitätsumfang ist für die Durchführung von Läufen nach Scrum im Projekt Board vorgesehen. Entlang dieser Linien können neue Akzente gesetzt, der Exzess koordiniert und die Laufgestaltung abgeschlossen werden.

Das in der Anwendung abgestimmte Ticket-Framework ist ebenfalls sehr sinnvoll, um Bugs oder Kritik aufzunehmen, mit dem Ziel, dass diese unkompliziert in die folgenden Läufe aufgeteilt werden können. Aufgrund dieser Konzentration ist Jira allerdings nicht so einfach zu bedienen wie andere Geräte, beispielsweise factro oder Trello.

Sprintground

Wie Jira ist ein Sprintground eine Programmierung, die besonders dazu gedacht ist, die Verbesserung der Programmierung zu klären. Die Anwendung bietet somit den Führungskräften Aufgaben mit Zeitverfolgung und Fortschrittsanzeige, darüber hinaus aber auch ein abgestimmtes Modul zur Erfassung von Bugs und Issues.

Mit Scrum und Kanban unterstützt Sprintground zwei Techniken zur geschickten Aufgabe des Vorstands, aber auch die beispielhafte Umsetzung des Strategiekaskadenmodells für Führungskräfte. Es wird erwartet, dass dies Unternehmen einbezieht, bei denen die Voraussetzungen klar definiert und Änderungen unmöglich sind.

Fazit: Agiles Projektmanagement muss zum Unternehmen passen

Entwickelt werden beispielsweise die geschickten Techniken Scrum und Kanban, während Controlling, Deals und Showcase vorbildliche Strategien nutzen. Oder aber im Projekt der Führungskräfte, vorbildlich erfolgt eine umfassende Gestaltung und aufeinander abgestimmte Gruppen werden dann erschöpfend umrahmt.

Wie auch immer Sie es schaffen, die Techniken müssen zur Organisation passen. Koordiniert im Hinblick darauf, dass jeder es schafft, funktioniert es nicht.

Prozessmanagement

Das Prozessmanagement beschreibt die Steuerung und Koordination des Zusammenspiels von Mensch, Maschine und gegebenenfalls Material in unternehmerischen Arbeitsabläufen mit dem Ziel der Verbesserung der unternehmensinternen Abläufe zur Steigerung der Effizienz.

Du wirst in diesem Kapitel erfahren, wann das Prozessmanagement eine Rolle spielt, warum es wichtig ist und welche Vor- und Nachteile daraus erwachsen. Zur Vorbereitung auf deine nächste Prüfung haben wir dir auch einige Übungsaufgaben zu diesem Thema zusammengestellt.

Was ist das Prozessmanagement?

Im Hinblick auf die Weiterentwicklung von Zyklen und Arbeitsprozessen in einer Organisation, aber auch vor dem Hintergrund der zugrunde liegenden und prozessualen Zuordnung von Organisationen, spricht man von Führungskräften. Der „Kreislauf“ spielt auf die Kommunikation von Mensch, Maschine und Material an, die durch Vermischung miteinander ein bestimmtes Objekt oder eine bestimmte Verwaltung schaffen sollen.

„Der Vorstand“, abgeleitet vom lateinischen „manus agere“ = „führen“, legt nahe, dass der Ausdruck „Prozess der Führungskräfte“ als „treibende Kreisläufe“ verstanden werden kann. Der Prozess der Führungskräfte wird somit zur Lenkung, Kontrolle und Initiative und in einer umfassenderen Perspektive ebenfalls zur Verbesserung innerer Organisationsprozesse eingesetzt.

Insbesondere in einer zyklischen Organisation wird das Board in allen Aspekten der Organisation eingesetzt – von der Beschaffung über die Erstellung bis hin zu Geschäften und Organisation. Prozesse werden durch hierarchische, ordnende und administrative Maßnahmen gesteuert.

Dabei gilt es insbesondere die Auswirkungen des Prozesses auf die folgenden Parameter zu berücksichtigen:

• Kosten
• Aufwand
• Zeit
• Qualität
• Zufriedenheit der Kunden

Einmalig auftretende Prozesse in einem Unternehmen fallen dabei nicht unter den Begriff des Prozessmanagements, sondern werden im Rahmen des Projektmanagements gesteuert.

Grundpfeiler und Methoden des Prozessmanagements

Das Prozessmanagement stützt sich auf folgende drei Säulen:

1. Prozessentwicklung:
   • Entwicklung und Definition von Zielen, Visionen, Missionen und Strategie
   • Festlegung von Arbeitsanweisungen und Prozessmodellen
2. Prozessführung:
   • Festlegung von Rollen und Verantwortlichkeiten innerhalb des Prozesses
   • Definition von Kennzahlen zur Messung des Prozesses
3. Prozesskultur:
   • Umsetzung des definierten Prozesses

Verschiedene Geräte, zum Beispiel Arbeitslayouts, Tagesordnungen, Schulungen oder die Verwendung expliziter Programmierung, können verwendet werden, um die Verarbeitung der Führungskräfte zu unterstützen.

Um das Ergebnis einer Interaktion und damit deren Ausstrahlung und Qualität beurteilen zu können, sind Kennzahlen besonders aussagekräftig. Bei der Auswahl der zentralen Interaktionshinweise sollte darauf geachtet werden, dass diese effektiv quantifizierbar sind, eine Überprüfung der Zielsetzung/echten Abweichung ermöglichen und zielrelevant sind.

Außerdem gibt es unterschiedliche Methoden, die für das Prozessmanagement genutzt werden können, wie beispielsweise:

• KAIZEN
• Change Management
• Lean Management
• Business Process Reengineering
• Prozesskostenrechnung
• SIX SIGMA
• Total-Quality Management

Beispiel

Process the Board findet man nicht nur in Organisationen, es ist auch wichtig für unseren Alltag. Ein Beispiel dafür sind die Straßenverkehrsleitlinien. Es managt den Lauf der Fahrräder auf deutschen Straßen, um Verwechslungen und Pannen vorzubeugen. Es legt konkrete Verhaltensregeln fest, etwa dass an Kreuzungen rechts vor links gilt, und zeigt denkbare Umstände auf (z. B. Anhalten an einer roten Ampel).

Darüber hinaus verteilt es die Arbeitsplätze der Straßenkunden im gesamten Zyklus mit ihren Freiheiten und Verpflichtungen und gibt Kontrollkapazitäten (Verkehrsbeobachtung und -kontrollen und Geschwindigkeitsschätzungen). Ähnlich wie im Straßenverkehr hilft die große Fahrradtafel zusätzlich dabei, Unordnung und Pannen in der Organisation zu vermeiden, da Zyklen, Regeln und Arbeitsaufgaben klar gekennzeichnet sind.

Warum ist das Prozessmanagement wichtig?

Wie am obigen Beispiel zu sehen ist, hat das Prozessmanagement vor allem eine regulierende Funktion. Dadurch sollen Arbeitsabläufe definiert und verbessert werden, um so die Effizienz des Unternehmens zu steigern.

Um dieses Ziel zu erreichen, ist die Betrachtung zweier Kreisläufe des Prozessmanagements wichtig:

Strategische Prozessmanagement (SPM)	operative Prozessmanagement (OPM)
umfasst Prozesse, die von strategischer Bedeutung für das Unternehmen sind und auf die strategischen Unternehmensziele einzahlen	umfasst die Steuerung und Planung von Prozessen
meist mit Zeithorizont von fünf bis zehn Jahren	kurzfristiger Horizont bis zu einem Jahr

Unterschiedliche Ansätze Leitfragen im Prozessmanagement

Um Prozesse im Rahmen des Prozessmanagements abbilden zu können, gibt es zwei unterschiedliche Ansätze:

Top-Down Ansatz	Bottom-Up Ansatz
Ausgehend von einem übergeordneten Konzept oder Ziel werden die Kern- und Hilfsprozesse zu dessen Erreichung und deren Einzelschritte entwickelt.	Ausgehend vom aktuellen Ist-Zustand werden die Einzelschritte zuerst definiert und anschließend daraus die übergeordneten Prozesse beschrieben.

Vorteile und Nachteile des Prozessmanagements

Vorteile	Nachteile
Die Effizienz der Unternehmensabläufe kann gesteigert und damit ein Wettbewerbsvorteil geschaffen werden.	Effektives Prozessmanagement erfordert die permanente Beobachtung sämtlicher Prozesse für das Erkennen von Verbesserungspotenzialen. Dies kostet Geld und bindet Ressourcen und Personal.
Die Koordination einzelner Teilbereiche kann verbessert werden.	Ständige Änderungen zur Verbesserung von Prozessen können Unruhe in das Unternehmen bringen und erfordern ständige Lernbereitschaft.
Sämtliche Prozesse im Unternehmen können untersucht, dokumentiert und verändert bzw. verbessert werden.